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Verpflegungsmehraufwand
- Jule
- 02.09.2025
- Leserdauer: 4 Minuten
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In der heutigen globalisierten Arbeitswelt sind viele Arbeitnehmende regelmäßig beruflich unterwegs. Sei es für ein Meeting in einer anderen Stadt, ein Projekt im Ausland oder eine Schulung in einem anderen Bundesland – die berufliche Mobilität bringt nicht nur neue Erfahrungen und Herausforderungen, sondern auch zusätzliche Kosten mit sich. Eine dieser Kostenarten ist der Verpflegungsmehraufwand, der häufig unterschätzt wird. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir, was es mit dem Verpflegungsmehraufwand auf sich hat, welche Regelungen es gibt und wie dieser in der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt berücksichtigt wird.
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Verpflegungsmehraufwand bezeichnet die zusätzlichen Kosten, die Arbeitnehmenden entstehen, wenn sie aus beruflichen Gründen nicht zu Hause oder am üblichen Arbeitsort essen können. Diese Mehraufwendungen sind steuerlich relevant, da sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden können. Ziel ist es, die höheren Kosten für Verpflegung während einer beruflichen Reise zumindest teilweise zu kompensieren.
Gesetzliche Regelungen zum Verpflegungsmehraufwand
Die gesetzlichen Grundlagen zum Verpflegungsmehraufwand sind im Einkommenssteuergesetz (EStG) geregelt. Insbesondere § 9 EStG spielt hierbei eine zentrale Rolle. Er besagt, dass Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten als Werbungskosten abgesetzt werden können. Dabei gibt es feste Pauschalen, die je nach Dauer der Abwesenheit und dem Zielland variieren.
Inlandsreisen
Für beruflich bedingte Reisen innerhalb Deutschlands gelten folgende Pauschalen:
- Abwesenheit von mehr als 8 Stunden: 14 Euro
- Abwesenheit von 24 Stunden: 28 Euro
- An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: 14 Euro
Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen variieren die Pauschalen je nach Zielland. Die Finanzverwaltung veröffentlicht jährlich eine Tabelle mit den jeweils gültigen Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand im Ausland. Diese Beträge orientieren sich an den Lebenshaltungskosten des jeweiligen Landes und können erheblich von den deutschen Pauschalen abweichen.
Voraussetzungen für den Abzug von Verpflegungsmehraufwand
Damit Arbeitnehmende den Verpflegungsmehraufwand steuerlich geltend machen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:
- Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit: Die Reise muss aus beruflichen Gründen erfolgen.
- Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte: Der oder die Arbeitnehmende muss länger als 8 Stunden von der ersten Tätigkeitsstätte abwesend sein.
- Kein Verpflegungszuschuss des Arbeitgebenden: Wenn der Arbeitgebende bereits Verpflegung stellt oder Verpflegungspauschalen steuerfrei erstattet, kann kein zusätzlicher Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden.
Rolle der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die korrekte Erfassung und Abrechnung von Verpflegungsmehraufwendungen ist eine wichtige Aufgabe in der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Fehler können nicht nur zu Unzufriedenheit bei den Arbeitnehmenden führen, sondern auch zu Problemen bei Betriebsprüfungen. Daher ist es essenziell, dass die Buchhaltungsabteilungen und Lohnbüros die aktuellen gesetzlichen Vorgaben kennen und anwenden.
Praxisbeispiel
Nehmen wir an, ein Arbeitnehmender ist für drei Tage auf einer Geschäftsreise in München. Er reist am Montag um 9 Uhr ab und kehrt am Mittwoch um 18 Uhr zurück. Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?
- Montag (Anreisetag): 14 Euro
- Dienstag (voller Tag): 28 Euro
- Mittwoch (Abreisetag): 14 Euro
Insgesamt kann der Arbeitnehmende für diese Reise 56 Euro als Verpflegungsmehraufwand geltend machen.
Besonderheiten und Tipps
Kürzung der Pauschalen
Der Zugang zu Lohn- und Gehaltsdaten sollte streng kontrolliert und nur befugtem Personal gestattet werden.
Wenn der Arbeitgebende Mahlzeiten zur Verfügung stellt (z.B. im Hotel oder bei einer Konferenz), müssen die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Die Kürzung beträgt:
- 20 % für ein Frühstück
- 40 % für ein Mittag- oder Abendessen
Diese Kürzung ist unabhängig von den tatsächlichen Kosten der Mahlzeiten.
Reisekostenrichtlinien im Unternehmen
Es ist sinnvoll, dass Unternehmen klare Richtlinien für Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand festlegen. Diese Richtlinien sollten den Arbeitnehmenden transparent kommuniziert werden. Eine gute Praxis ist es, regelmäßig Schulungen und Informationsveranstaltungen zu diesem Thema anzubieten.
Nutzung von Softwarelösungen
Moderne Softwarelösungen können die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand erheblich erleichtern. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit, Pauschalen automatisch zu berechnen, sondern auch die Integration in die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dadurch wird der administrative Aufwand reduziert und die Fehlerquote minimiert.
Fazit
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein wichtiger Aspekt der Reisekostenabrechnung, der sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende von Bedeutung ist. Eine korrekte Abrechnung sorgt nicht nur für eine faire Erstattung der entstandenen Kosten, sondern auch für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme auf dem neuesten Stand sind und die Mitarbeitenden umfassend über die Regelungen informiert sind.
Durch klare Richtlinien und den Einsatz moderner Technologie kann die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand effizient und korrekt gestaltet werden, was letztlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten beiträgt.
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Über die Autorin: Jule
Ich arbeite bereits viele Jahre im Bereich Payroll und betreue Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen als erste Anlaufstelle für die Sozialversicherung, Lohnsteuer und Betriebsprüfungen. Für einen hohen Qualitätsstandard und Aktualität nehme ich regelmäßig and Fort- und Weiterbildungen teil.
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