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Belegschaftsrabatt
- Jule
- 02.09.2025
- Leserdauer: 6 Minuten
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Belegschaftsrabatte sind ein attraktives Zusatzangebot für Mitarbeitende, das zur Bindung und Motivation beitragen kann. Doch steuerliche Regelungen und administrative Anforderungen machen eine korrekte Umsetzung erforderlich. Erfahre hier, worauf es ankommt, welche Vorteile es gibt und welche Rolle die Lohnbuchhaltung spielt.
Was ist ein Belegschaftsrabatt?
Ein Belegschaftsrabatt ist ein Preisnachlass, den Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden auf Waren oder Dienstleistungen gewähren, die auch für externe Kundschaft angeboten werden. Da es sich dabei um einen geldwerten Vorteil handelt, ist er grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig – allerdings gibt es steuerliche Vergünstigungen, die diesen Vorteil attraktiver machen.
Steuerliche Behandlung und Freibeträge
Damit ein Belegschaftsrabatt korrekt versteuert wird, gibt es verschiedene Berechnungsmethoden.
Berechnung mit Rabattfreibetrag
Der geldwerte Vorteil wird ermittelt, indem der übliche Endpreis um 4 % reduziert wird. Anschließend wird der Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr abgezogen. Nur Beträge oberhalb dieser Grenze sind steuerpflichtig.
Alternativ: Günstigster Marktpreis
Mitarbeitende können stattdessen den günstigsten am Markt erhältlichen Preis als Berechnungsgrundlage wählen. Falls dieser niedriger ist als der um 4 % reduzierte Endpreis, reduziert sich die Steuerlast entsprechend. Dieses Wahlrecht kann noch rückwirkend in der Einkommensteuererklärung genutzt werden.
Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber
Arbeitgebende können die Lohnsteuer für den Belegschaftsrabatt pauschal übernehmen. Das bedeutet, dass für die Mitarbeitenden keine Sozialversicherungsbeiträge auf diesen Vorteil anfallen.
Die Rolle der Lohnbuchhaltung
Die Lohnbuchhaltung ist für die steuerlich korrekte Umsetzung von Belegschaftsrabatten verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören:
Erfassung und Bewertung des geldwerten Vorteils
Die Lohnbuchhaltung bestimmt, ob der gewährte Rabatt steuerpflichtig ist und in welcher Höhe.
Dokumentation und Nachweisführung
Der übliche Endpreis und der gewährte Rabatt müssen nachvollziehbar dokumentiert werden, um steuerliche Vorschriften einzuhalten.
Berechnung und Abführung der Steuern
Falls der Rabatt die Freibetragsgrenze übersteigt, ist die Lohnsteuer zu berechnen und ggf. eine Pauschalversteuerung vorzunehmen.
Beratung der Mitarbeitenden
Mitarbeitende sollten über ihre steuerlichen Wahlmöglichkeiten informiert werden, insbesondere über die Nutzung des günstigsten Marktpreises.
Vorteile und Nachteile für Arbeitgebende und Arbeitnehmende
Vorteile für Arbeitsgebende
✅ Mitarbeitendenbindung: Ein attraktiver Zusatznutzen, der die Identifikation mit dem Unternehmen stärkt.
✅ Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten: Durch die Pauschalversteuerung können Arbeitgebende steuerliche Vorteile nutzen.
✅ Geringe Kosten: Oft günstiger als Gehaltserhöhungen und mit vergleichsweise geringen Zusatzkosten verbunden.
Nachteile für Arbeitgebende
❌ Administrativer Aufwand: Die steuerliche Behandlung erfordert eine genaue Erfassung und Dokumentation.
❌ Begrenzung auf eigene Produkte/Dienstleistungen: Der Rabatt kann nur für eigene Waren und Leistungen gewährt werden.
Vorteile für Arbeitnehmende
✅ Ermäßigter Preis für Produkte oder Dienstleistungen: Mitarbeitende profitieren von erheblichen Vergünstigungen.
✅ Steuerfreier Anteil: Bis zu 1.080 Euro pro Jahr bleiben steuerfrei.
✅ Option zur Wahl des günstigsten Marktpreises: Reduziert die Steuerlast weiter.
Nachteile für Arbeitnehmende
❌ Steuerliche Belastung über den Freibetrag hinaus: Wenn der geldwerte Vorteil 1.080 Euro übersteigt, fällt darauf Lohnsteuer an.
❌ Sozialversicherungspflicht (bei Nichtpauschalierung): Ohne Pauschalversteuerung erhöht sich das sozialversicherungspflichtige Einkommen.
Fazit
Belegschaftsrabatte sind ein wertvolles Mittel zur Motivation und Bindung von Mitarbeitenden. Sie bieten finanzielle Vorteile für beide Seiten, erfordern jedoch eine korrekte steuerliche Behandlung. Eine professionelle Lohnbuchhaltung ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Die korrekte Berechnung von Belegschaftsrabatten ist nur eine von vielen Aufgaben, die die Lohnbuchhaltung kompliziert machen. Warum also nicht auf Nummer sicher gehen und sich auf das Wesentliche konzentrieren?
- Kein steuerliches Risiko
- Geringerer Verwaltungsaufwand
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Über die Autorin: Jule
Ich arbeite bereits viele Jahre im Bereich Payroll und betreue Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen als erste Anlaufstelle für die Sozialversicherung, Lohnsteuer und Betriebsprüfungen. Für einen hohen Qualitätsstandard und Aktualität nehme ich regelmäßig and Fort- und Weiterbildungen teil.
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